Как да планираме преместване на офис, без да спира работата?

Екипът на Хамали От-До · Актуализирано: 14.10.2026

В Хамали От-До преместваме домове, офиси, търговски вериги, складове и магазини в София и региона вече повече от 15 години. От тези премествания сме научили едно: офисът рядко спира заради тежки мебели. Спира заради лоша организация. Кашон без надпис, принтер без кабел или шкаф с ключ, който никой не намира, струват повече работни часове от самото пренасяне. По-долу сме събрали въпросите, които клиентите ни задават най-често, и отговорите, които даваме при огледа.

Колко време преди преместването трябва да започне планирането?

За малък офис с до 15 работни места са достатъчни 3 до 4 седмици. За по-голям офис с отделен архив, сървърно помещение или няколко етажа започнете поне 6 седмици по-рано.

Най-важното в началото не е опаковането, а графикът. Запишете датата на освобождаване на стария офис, датата, от която имате достъп до новия, и кога доставчикът на интернет може да пусне връзката. Между тези три дати се подрежда всичко останало. Препоръчваме да резервирате хамалите и транспорта веднага щом датата е ясна, особено ако преместването е в края на месеца, когато натоварването е най-голямо.

Кой във фирмата трябва да отговаря за преместването?

Определете един координатор, който взема решенията и е единственият човек за връзка с фирмата за преместване. Това може да е офис мениджър, администратор или управител.

Когато всеки служител дава указания на хамалите, мебелите се озовават в грешни стаи, а кашоните се подреждат хаотично. Координаторът събира информация от всеки отдел: колко бюра, шкафове и кашони има, кои уреди са чувствителни и какво не трябва да се мести. В деня на преместването той е на новия адрес и посочва къде отива всяко нещо. Нашият опит показва, че един ясен човек за контакт съкращава деня на преместването повече от всеки допълнителен хамалин.

Добре е координаторът да има и заместник, който познава плана, в случай че се разболее или бъде задържан на другия адрес. Всеки отдел може да определи свой отговорник, който опакова и маркира кашоните на колегите си. Така отговорността е разпределена, но решенията остават в едни ръце.

Как да изберем ден и час, за да не спре работата?

Най-подходящи са петък следобед, събота и неделя. Хамали От-До са на разположение всеки ден от седмицата, така че можете да преместите офиса в почивните дни и в понеделник да работите на новото място.

Ако офисът не може да затвори дори за ден, разделете преместването на етапи. Първо се пренасят архивът, складовите шкафове и всичко, което не се ползва ежедневно. В последния ден остават само работните бюра, компютрите и техниката. Така реалното прекъсване за служителите е няколко часа, а не цял работен ден.

Типичен пример от практиката: счетоводна кантора с десетина служители и голям архив. Архивът се пренася в сряда и четвъртък, докато офисът работи нормално. В петък следобед се демонтират бюрата и се изключват компютрите, в събота се пренасят и сглобяват, а в понеделник служителите идват направо на новия адрес. Клиентите на кантората дори не разбират, че е имало преместване. Такъв график изисква повече планиране, но за фирма, която не може да си позволи пауза, е най-сигурният вариант.

Как се прави план за подредба на новия офис?

Вземете чертеж или скица на новия офис, номерирайте стаите и отбележете мястото на всяко бюро, шкаф и уред. Залепете копие на входа на всяка стая.

Преди това измерете вратите, коридорите, асансьора и стълбището. Предварителните измервания са задължителни, ако мебелите се местят към нова сграда или дори към друг етаж на същата. Помислете и за ергономията: къде са контактите, откъде идва светлината и как ще стоят мониторите спрямо прозорците. По-лесно е да преместите бюро на хартия, отколкото в деня на преместването. Повече за това как работим с офис обзавеждане ще намерите на страницата преместване на офис.

Кои офис мебели трябва да се демонтират и кои се пренасят цели?

Големите бюра, ъгловите работни места, стелажите и високите шкафове почти винаги се демонтират. Офис столовете, малките шкафчета на колелца и повечето заседателни столове се пренасят цели.

Разглобяването не е въпрос на удобство, а на безопасност. Голямо бюро често не минава през вратата на асансьора, а носенето му в цял вид по стълбите натоварва ъглите и връзките. Нашите хамали разглобяват мебелите на стария адрес и ги сглобяват отново на новия, така че служителите да заварят готови работни места. Подробно кои мебели си струва да се разглобят обясняваме и на страницата преместване на мебели.

Как се подготвят компютрите, принтерите и мрежовото оборудване?

Направете резервно копие на данните, изключете техниката и снимайте как са свързани кабелите, преди да ги извадите. Всеки компютър, монитор и кабел трябва да има етикет с името на служителя или номера на бюрото.

Кабелите на всяко работно място сложете в отделен плик и го залепете за съответния компютър. Мониторите се опаковат с фолио с въздушни мехурчета и се пренасят изправени. Принтерите и мултифункционалните устройства понякога имат заключване на главата или тонера за транспорт, затова проверете инструкцията на производителя. Сървърите и мрежовото оборудване оставете за вашия ИТ специалист: той ги изключва и свързва, а ние ги пренасяме. Повече за начина, по който пренасяме техника, има на страницата пренасяне на електроуреди.

Как да опаковаме документите и архива?

Документите се опаковат в здрави кашони с малък размер, защото пълен кашон с хартия бързо става твърде тежък. Подредете ги в същия ред, в който са в класьорите, и надпишете съдържанието.

Използвайте трипластови кашони за архив и не ги пълнете над ръба, за да не се смачкат при подреждане един върху друг. Документите с лични данни на клиенти или служители не трябва да остават без надзор в коридора или в отворен бус. Затова препоръчваме архивът да се опакова и запечатва от служителите, а хамалите да го пренасят като последен или първи курс, по график, който координаторът контролира. Кашони, тиксо, маркери и други материали можете да поръчате от нас, вижте опаковъчни материали.

Как да маркираме кашоните, за да се подредят бързо на новото място?

Всеки кашон трябва да носи три неща: номер на стаята в новия офис, име на отдела или служителя и кратко описание на съдържанието. Пишете отгоре и отстрани, защото кашоните се подреждат един върху друг.

Добре работи и цветната система: всеки отдел получава свой цвят тиксо или стикер, а на вратата на съответната стая в новия офис се залепва същият цвят. Хамалите не е нужно да четат надписи, а само да съпоставят цветовете. В нашата практика това е най-простият начин да избегнем търсенето на кашони след преместването.

Какво трябва да проверим в новата сграда предварително?

Проверете асансьора, достъпа за бус, паркирането и правилата на сградата. Много офис сгради разрешават пренасяне само в определени часове и изискват предварително уведомяване на управителя или охраната.

Попитайте дали асансьорът може да се резервира и дали има товарен вход. Уточнете има ли нужда от предпазване на подове и стени в общите части. Проверете и дали в новия офис има достатъчно контакти и интернет точки за всяко работно място. Ако тези въпроси се решат предварително, денят на преместването минава без чакане пред входа.

Не забравяйте и стария офис. Повечето договори за наем изискват помещенията да се предадат празни и чисти. Ако имате стари мебели, счупени столове или техника, която няма да вземете, по-добре е да ги изнесем в същия ден, вместо да организирате отделен курс. Изхвърляме ненужните вещи в лицензирани сметища, повече за това на страницата изнасяне и изхвърляне на вещи.

Как се формира цената и защо е нужен оглед?

Цената за преместване на офис зависи от броя работни места, обема на архива, етажите, асансьора и разстоянието. За офис обзавеждане определяме цената след предварителен оглед, защото два офиса с еднаква площ могат да изискват много различно време.

При огледа виждаме кои мебели трябва да се демонтират, колко хамали и какъв транспорт са нужни и колко курса ще са необходими. Разполагаме с бусове и камиони, така че подбираме автомобила според обема. При желание от ваша страна можем да изготвим и приемо-предавателен протокол за имуществото, което пренасяме, и състоянието, в което го взимаме. За фирми това е удобен документ за отчетност.

Основни изводи

• Започнете планирането 4 до 6 седмици по-рано и резервирайте хамалите веднага щом датата е ясна.
• Един координатор трябва да взема решенията и да е единственият човек за връзка с хамалите.
• Изберете петък следобед или почивните дни, или разделете преместването на етапи.
• Направете план за подредба и маркирайте всеки кашон с номер на стая и име на отдела.
• Големите бюра и стелажите се демонтират, а техниката се опакова с етикети и кабели към всеки компютър.

Ако планирате преместване на офис в София или в страната, свържете се с нас на телефон 0879 58 53 71 или на hamaliotdo@abv.bg. Ще уговорим оглед и ще изготвим план и цена за вашия офис.